○松川村電子計算組織の管理運営に関する規則
平成7年3月31日
規則第10号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は，電子計算組織の運営に基本的事項を定め，電子計算組織の適正な運営を確保し，行政事務の近代化を推進するとともに，住民の基本的人権を擁護するため個人情報を保護し，もって住民サービスの向上に寄与することを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い，記録，判断，演算その他一連の処理を行う電子的機器の組織をいう。
(2) 電子計算処理 電子計算組織に情報を記録し，事務を処理することをいう。
(3) 個人情報 電子計算組織に情報を記録された情報で個人を特定できるものをいう。
(4) データ 電子計算処理に係わる入出力帳票及び磁気記録媒体に記録されているものをいう。
(5) 磁気記録 光磁気ディスク，磁気テープ及びフロッピーディスクをいう。
(6) 磁気記録媒体 情報を記録する光磁気ディスク，磁気テープ及びフロッピーディスクをいう。
(7) ドキュメント システム設計書，プログラム仕様書，オペレーション手引書，コード一覧表等電子計算処理に必要な仕様書類をいう。
(8) 所管課長 電子計算組織を利用する課等の長をいう。
(9) 端末機 電子計算組織のうち，電算室以外の場所に設置するディスプレイ装置，プリンター装置，光学文字読み取り装置等の機器をいう。
(処理事務の範囲)
第3条 電子計算組織により処理する事務の範囲は，次のとおりとする。
(1) 松川村課設置条例(平成9年松川村条例第11号)第2条に定める課，議会事務局，教育委員会，農業委員会事務局及び松川村組織規則(昭和57年松川村規則第20号)第5条に定める施設のそれぞれに係わる事務
(2) 電子計算組織に記録された情報に基づき，他の公共団体などへ提供する諸資料を作成する事務
(3) その他村長が特に必要と認める事務
(運営の基本)
第4条 電子計算組織の運営に当たっては，次のことに務めなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に取り扱う業務を開発しようとするときは，その内容を調査検討し，能率的かつ効果的な事務の運営を図ること。
(2) 個人情報の記録は，常に正確性の確保を図るとともに，その運営に当たっては，住民の個人的秘密の保護を図ること。
(個人記録事項の制限)
第5条 個人情報の記録事項は，村の行政目的に照らし，必要なものに限定して記録しなければならない。
2 電子計算組織には，個人の思想，信条，宗教及び社会的差別の原因となるべき社会的身分に関する事項並びに個人の秘密を不当に侵害するおそれがある情報を記録してはならない。
(管理委員会の設置)
第6条 電子計算組織の適正な運営と個人情報の保護に関する事項を調査研究するため，電子システム管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会について必要な事項は，村長が定める。
第2章 データ等の管理
(データ管理者等)
第7条 データを的確に管理し，その保護に万全を期すため，データ管理者を置く。
2 データ管理者は，総務課長とし，データを総括管理する。
3 入出力帳票のうち電子計算処理のためデータ管理者が保管しているもの以外のものの管理は，所管課長が行う。
(磁気記録の管理)
第8条 データ管理者は，磁気記録の管理について保護の重要度に応じ，耐火保管庫に管理し，又は予備ファイルを作成して，別個の施設へ保管する等の措置を講じなければならない。
2 磁気記録を複写し，又は外部に持ち出すときは，磁気記録(複写・外部)持出し許可願書(様式第1号)によりデータ管理者の許可を得なければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 データ管理者は，ドキュメントを所定の場所に保管し，適正に処理しなければならない。
2 ドキュメントを複写し，又は外部に持ち出すときは，データ管理者の承認を得なければならない。
(入出力帳票の管理)
第10条 所管課長は，その所管に係わる入出力帳票の取扱いに当たっては，厳正に管理し，個人情報の保護に務めなければならない。
2 所管課長は，個人情報に係わる入出力帳票を所定の場所に保管する等，適正に管理するとともに，不要となった入出力帳票は，秘密保護の立場から的確に処分しなければならない。
(個人情報の閲覧及び提供制限)
第11条 電子計算組織に記録されている個人情報は，法令に特別の定めがある場合又は住民サービス向上が図れるもので，かつ，住民の個人的秘密を侵害するおそれがないと認められる場合を除き，外部に提供してはならない。
第3章 電子計算処理
(計画書の提出)
第12条 所管課長は，処理業務の年間計画書(様式第2号)を前年度の8月末日までに総務課長に提出するものとする。
(処理区分)
第13条 業務の処理区分は，次のとおりとする。
(1) 定例的処理 既存のシステム及びプログラムにより行う業務処理をいう。
(2) 一部変更処理 現に処理している業務のシステム並びにプログラムの修正，変更及び改善による処理をいう。
(3) 新規処理 新たに電子計算組織を利用して行う業務処理をいう。
(4) 臨時的処理 現に処理している業務のデータを使用して臨時的に資料等を作成する処理をいう。
(処理依頼書の提出)
第14条 業務の電算処理を依頼しようとする所管課長は，電算処理依頼書(様式第4号)を総務課長に提出しなければならない。
3 前項の規定は，他課において既に電子計算処理された出力帳票の閲覧について準用する。
(出力原票等の取扱い)
第16条 前条の規定により電子計算処理をする旨の通知を受けた所管課長は，必要とする出力原票等を総務課長が指定する期日までに送付しなければならない。
2 総務課長は，電子計算処理が完了したときは，速やかに出力原票等を所管課長に返還するものとする。
3 出力帳票の事務処理は，原則として処理する事務を担当する所管課が行うものとする。
(帳票等の作成協議)
第17条 電子計算処理に関する帳票等の様式を新たに作成し，又は変更しようとする場合は，あらかじめ総務課長と協議しなければならない。
第4章 電子計算組織の管理及び操作
(電算室への立入り制限)
第18条 電算室には，関連事務担当職員以外はむやみに入室することはできない。
(電子計算組織の操作)
第19条 電子計算組織(端末機を除く。)の操作は，原則として電子計算処理を担当する職員が複数で行うものとする。
2 前項の規定により電子計算組織を操作する者は，その実績を記録するものとする。
第5章 端末機の管理及び操作
(端末管理責任者)
第20条 端末機を設置する課等に端末機管理責任者を置き，当該課等の長をもってこれに充てる。
2 端末機管理責任者は，端末機の正常な運営を確保するとともに，端末機から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
3 総務課長は，端末機の使用状況を把握するため，端末機管理責任者に対し報告を求め，又は必要な措置を指示することができる。
(取扱責任者及び取扱員)
第21条 端末機管理責任者は，総務課長と協議のうえ，端末機の取扱責任者及び取扱員を指定しなければならない。
(端末機の操作)
第22条 端末機から出力される個人情報の検索は，取扱責任者及び取扱員の所管の業務に必要なものに限るものとする。
2 取扱員は，取扱責任者の指示に基づき端末機を操作しなければならない。
3 総務課長は，端末機の操作に必要なコード及びパスワードを定め他に洩らしてはならない。
(操作の研修)
第23条 総務課長は，取扱責任者及び取扱員に対し端末機の操作について必要な研修を行うものとする。
(操作時間)
第24条 端末機の操作時間は，午前8時30分から午後10時00分までとする。
第6章 補則
(保安措置)
第26条 総務課長は，火災その他の災害又は盗難等の事故に備え電子計算組織，磁気記録，ドキュメント等を管理している電算室に必要な保安措置を講ずるものとする。
(事故対策)
第27条 総務課長及び端末機管理責任者は，電子計算組織及び端末機に係る事故が発生した場合の対策を定めるとともに，その内容を職員に熟知させなければならない。
2 総務課長及び端末機管理責任者は，事故が発生した場合は速やかに事故の経緯，被害状況等を調査し，復旧等必要な措置を講じなければならない。
(事務の委託)
第28条 村長は，電子計算処理の全部又は一部を外部に委託するときは，松川村財務規則(平成12年松川村規則第31号)の規定により，委託業者を厳選し，契約書に善良なる管理者の注意義務，秘密保持義務，立入り検査その他必要な事項を明記して，住民の基本的秘密の保護に万全を記するものとする。
2 村長は，電子計算処理に関し委託先からパンチャー等の派遣を受ける場合，当該責任者及び本人の双方から秘密の保護その他データの取扱いに関する事項を記載した誓約書を提出させるものとする。
(事務の受託)
第29条 村長は，第3条第1項第3号に規定する事務の電子計算処理を受託するときは，受託期間，処理内容，経費等明記した契約を締結するものとする。
(補則)
第30条 この規則に定めるもののほか，必要な事項は，村長が定める。
附 則
1 この規則は，平成7年4月1日から施行する。
2 電子計算組織の運営に関する管理規程(平成元年松川村訓令第2号)は，廃止する。
附 則(平成10年規則第11号)
この規則は，公布の日から施行する。
附 則(平成15年規則第13号)
この規則は，公布の日から施行する。
