○松川村文書取扱規程
平成12年3月9日
訓令第2号
松川文書取扱規程(昭和38年訓令第8号)の全部を次のように改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は,松川村役場における文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取扱い,常にその経過を明らかにしておかなければならない。
(総務課長の責務)
第3条 総務課長は,各課の文書の取扱いに関し必要な調査を行い,並びにその指導及び改善に努めなければならない。
(課長の責務)
第4条 課の長(以下「課長」という。)は,常に当該課における文書の適正かつ円滑な取扱いに注意し,その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第5条 課に文書主任を置く。
2 課長は,必要に応じ文書主任を2人以上置くことができる。
3 文書主任は課長が指名する職員をもって充てる。
4 文書主任は,次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受,配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の進行管理に関すること。
(3) 文書取扱いの指導及び改善に関すること。
(4) ファイリング・システムの維持管理に関すること。
第2章 文書の収受及び配布
(総務課における収受及び配布)
第6条 総務課に到着した文書は,主管課に配布するものとする。この場合において,総務課長は,必要に応じて文書を開封することができる。
(1) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして村長が定めるもの(以下「書留郵便等」という。)は,様式第1号の書留郵便等収受簿に記載し配布する。
(2) 郵便料金の未払又は不足の文書は総務課長が適当であると認めるときに限り,必要な料金を支払って収受する。
(3) 親展(秘)文書は原則として開封しないで名あて人に配布する。
(4) 2以上の課に関係ある文書はその最も関係の深い課に配布する。
(課における収受等)
第7条 課に到着した文書の収受等は,文書主任が行うものとし,文書は開封して,当該文書の余白に様式第2号の受付印を押すものとする。ただし,刊行物,ポスターその他これに類する文書は,受付印の押印を省略することができる。
2 収受した文書のうち次に掲げるものは,担当者が収受日及び収受の事実を明確に記録し,また必要に応じて文書番号を付けるものとする。ただし,定例又は,軽易な文書については省略することができる。
(1) 不服申し立て又は訴訟に関するもの
(2) 許可,認可等の行政処分を伴う申請等
(3) その他届出等,記録をしておく必要があると文書主任が認めたもの
3 金券が添付されている文書については,様式第3号の金券収受簿に記録するものとする。
(勤務時間外に到着した文書の収受)
第8条 勤務時間外に到着した文書の収受については,宿日直者が行うものとする。
2 宿日直者は,収受した文書を速やかに総務課長に引き継がなければならない。
第3章 文書の処理
(供覧)
第9条 起案を必要とせず,単に供覧によって完結する文書は,関係者に供覧するものとする。
2 次に掲げる文書は,起案に着手する前にあらかじめ上司に供覧しなければならない。
(1) 重要な文書で,処理について特に指示又は承認を受ける必要のあるもの。
(2) 訓令又は通達で重要なもの。
(3) 事務の性質上その処理が長期の日時を必要とするもの。
(起案)
第10条 起案は,様式第4号の起案用紙を用いて行うものとする。ただし,次に掲げる起案については,起案用紙を用いないで行うことができる。
(1) 照会等で当該文書の余白で処理できる起案 当該文書
2 起案にあたっては,定例又は軽易なものを除き,文案のほか起案理由その他決裁の参考になる事項を記載し,必要な書類を添付するものとする。
3 収受文書を受けて起案し,新たな文書を施行するものは文書番号を付けるものとする。
(文書記号)
第11条 文書に付する記号は,別表に定めるとおりとする。ただし,軽易な文書については,省略することができる。
(文書の発信者名)
第12条 文書の発信者名は,文書の性質又は内容により,村名,村長名,副村長名,課長名等を用いるものとする。ただし,法令等に定めのあるときは,当該法令等の定めによる。
2 文書には,照会その他の便宜に資するため,必要に応じ,当該文書に担当者の課名,氏名等を記載するものとする。
(回議)
第13条 起案文書は,下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは,修正者は,修正個所に自己が修正した旨を表示しておかなければならない。
(合議)
第14条 起案の内容が他の課の事務に関係がある場合は,当該起案文書を関係がある他の課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は,主管課長と協議して調整するものとし,調整が整わないときは,意見を付しておくものとする。
(回議及び合議にあたっての注意すべき事項)
第15条 起案文書の回議又は合議を受けた者は,当該起案の内容を十分に検討した上で,その所定の箇所に認印し,又は署名するとともに,その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
2 事務処理規程(昭和38年訓令第5号)の定めるところにより代決するときは,当該起案文書の決裁箇所に代と記入して認印し,又は署名し,後閲を要するときは,後閲と記入しておかなければならない。
3 起案文書の内容については,回議又は合議の結果,重大な修正が行われたとき,又は,廃案になったときは,主管課長は,回議又は合議済みの関係する課長にその旨を通知しなければならない。
第4章 文書の施行
(公印)
第16条 公印の使用については,松川村公印規則(昭和38年規則第7号)の定めるところによる。ただし,軽易な文書については,公印の押印を省略することができる。
(発送文書の取扱い)
第17条 発送文書は,次により取扱わなければならない。
(1) 文書を郵便等によって発送する場合は,次によること。
ア 郵便等による発送文書は,封筒に入れる等必要な処理をし,書留その他の特別な取扱いによるものは,その旨を明示する。
イ 郵便等による発送の依頼は,課で取りまとめ総務課長へ送付する。
ウ 大量又は勤務時間外に郵送する必要があるときは,あらかじめ総務課長に連絡する。
エ 郵便等による発送は,料金後払の方法による。ただし,緊急等でこれにより難いときは,郵便切手を使用することができる。
(2) 前条ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書についてはファクシミリ等により発送することができる。
第5章 文書の管理
(文書の管理)
第18条 文書はファイリング・システムにより管理するものとする。
(ファイルの基準表の提出)
第19条 課長は,毎年度当初に前年度分のファイル基準表を総務課長に提出しなければならない。
(保存年限)
第20条 文書の保存年限の区分は,次のとおりとする。
永年
10年
5年
1年
2 前項の規定にかかわらず,法令等に保存年限の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書についての保存年限は,それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
(保存年限の起算)
第21条 文書の保存年限の起算日は,完結した日の属する年度又は翌年度又は翌年の4月1日とする。
(文書の区分)
第22条 文書は,年度ごとに区分し,整理しなければならない。ただし,年度ごとに区分することが適当でないものは,暦年ごとに区分するものとする。
2 年度ごとに又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は,前項の規定にかかわらず現年度又は現年に区分することができる。
(文書の保管)
第23条 前項の規定により区分された文書のうち次に掲げるものは,主管課において保管するものとする。
(1) 前年度又は前年の完結文書
(2) 現年度又は現年の文書
(文書の引継ぎ)
第24条 前条の規定する文書以外の完結文書は,毎年度当初に総務課長に引き継がなければならない。
(保存文書の利用)
第25条 前条により総務課長に引き継いだ文書(以下「保存文書」という。)を利用しようとする職員は,総務課長の指示に従い利用しなければならない。
(文書の廃棄)
第26条 保存文書の保存年限が経過したときは,総務課長がその文書の廃棄を行うものとする。
2 主管課において保管している文書の保存年限が経過したときは,主管課長がその文書の廃棄を行うものとする。
3 前2項の規定にかかわらず,総務課長又は主管課長は,なお保存することが必要と認める文書については,保存年限を延長し,保存することができる。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は,平成12年4月1日から施行する。
附 則(平成13年規程第3号)
この規程は,平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成16年規程第6号)
この規程は,平成16年7月1日から施行する。
附 則(平成19年規程第2号)
この規程は,平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年規程第8号)
この規程は,平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年規程第4号)
この規程は,平成20年5月1日から施行する。
附 則(平成22年訓令第4号)
この規程は,平成22年10月1日から施行する。
附 則(平成27年規程第2号)
この規程は,平成27年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
課名 | 記号 |
総務課 | 総務 |
税務課 | 税務 |
住民課 | 住民 |
福祉課 | 福祉 |
経済課 | 経済 |
建設水道課 | 建水 |
会計課 | 会計 |